Riprendo il discorso relativo alla gestione del tempo ed in particolare del metodo GTD che avevo introdotto in questo post, descrivendone in modo sintetico le 5 fasi fondamentali.
- Raccolta;
- Esame;
- Organizzazione;
- Verifica;
- Fare.
Prima fase: Raccogliere;
la prima fase prevede la raccolta delle cose che ci rubano attenzione , che sfruttano inutilmente la nostra Ram personale. In questa fase dobbiamo raccogliere qualsiasi tipo di cose, sia le carte, i documenti, gli oggetti, che le idee che riempiono la nostra mente.
E' in questo prima passaggio che è d'obbligo inserire di tutto, dalla bolletta da pagare, al sogno di diventare una velina, dalla carie sul dente da curare, al progetto del baretto sul mare.
I fattori fondamentali di una buona raccolta sono:
* svuotare la mente:tutte le questioni lasciate in sospeso devono uscire dai vostri pensieri;
* ridurre i raccoglitori di cose/carte/idee al minimo. Ad esempio:un cartellina per i fogli, un contenitore per le cose, un'agenda, (elettronica o cartacea), Email;
* svuotare i raccoglitori regolarmente.
Seconda Fase: Esaminare;
E' necessario passare in rassegna le cose che si sono raccolte e capire quello che si può fare, ci dobbiamo porre la seguente domanda:
che cos'è? è fattibile?
Abbiamo due possibili risposte:
A) non è fattibile, o almeno non è previsto un intervento a breve, pertanto le opzioni che abbiamo di fronte sono:
* 1) Cestinarlo perché non serve più;
* 2) Archiviarlo (è un dato che potrebbe servirci in futuro, ad esempio un email da conservare?);
* 3) Rimandarlo, in questo caso lo dobbiamo spostare nella lista Prima o poi/forse (ad es. imparare un altra lingua, leggere "Infine Jest" di Foster Wallace.).
Fate molta attenzione a questa lista, almeno nella mia esperienza è la lista delle cose che rischiamo di rimandare all'infinito!
B) E' fattibile, allora ci chiediamo: qual è il prossimo passo?
La prima distinzione da fare è individuare se si tratta di un progetto, quindi:
* A) Se si tratta di un progetto (con "progetti" Allen definisce tutte quelle cose che per essere fatte prevedono più di un passaggio) è necessario suddividerlo in mini-attività fattibili immediatamente.
Ad esempio iscriversi in palestra prevede: innanzitutto decidere in quale palestra andare, quindi la prossima attività sarà quella di individuare le palestre più vicine a casa, una volta scelta la palestra, il passo successivo sarà quella di fare il certificato di idoneità dal dottore e cosi via.
Dovete pensare alle grandi cose mentre state facendo quelle piccole, affinché
tutte quelle piccole vadano nella direzione giusta (Alvin Toffler).
* B) Se richiede meno di due minuti, va fatta fatta subito;
* C) Se avete la fortuna di avere qualcuno che fa le cose per voi, non esitate, delegate;
* D) Se non rientra in uno dei punti precedenti possiamo rimandarlo, il che significa inserirlo in agenda, dobbiamo individuare un giorno ed un'ora specifica in cui è possibile farlo, se non fosse possibile inserirlo in agenda dobbiamo inserirlo in una lista “prossime attività”.
Terza fase: Organizzare;
L'organizzazione è determinante affinché tutto il processo funzioni a dovere: organizzare significa scegliere i contenitori giusti; gli elementi essenziali, (da mantenere distinti) per una buona organizzazione sono:
* Le prossime attività;
* la lista "Progetti" e il materiale di supporto ai progetti;
* la lista "In attesa";
* la lista "prima o poi forse";
* Interventi in agenda;
* Archivio.
Quarta fase: Verifica;
E' necessaria una verifica giornaliera dell'agenda e una verifica settimanale dova va rivisto l'intero sistema (aggiornare e riordinare le liste).
La verifica è di fondamentale importanza per non trascurare le cose che avete deciso di non fare.
Quinta Fase: Fare.
Per scegliere quale azione fare, Allen consiglia di considerare questi fattori:
* Contesto;
* Tempo disponibile;
* Energia a disposizione;
* Priorità.
Personalmente non applico il metodo GTD in modo completo, ma ne uso una versione personalizzata e semplificata, adatta alle mie esigenze. In aggiunta ritengo che sia fondamentale un'analisi delle attività che rubano tempo ai progetti a cui teniamo veramente, pertanto sarebbe un errore inserire nelle nostre liste alcune cose che facciamo ma che non sono realmente utili.Il tempo può essere sfruttato e organizzato meglio, ma se lo riempiamo di cose "inutili", ai fini dei nostri obbiettivi finali, sarà comunque tempo sprecato. Organizzato, sfruttato all'ultimo minuto ma sprecato. Ecco perché alle varie liste che Allen propone ne ho aggiunta una.
La lista delle cose da non fare.
A volte ci costa più fatica non fare determinate cose che farle. Facebook ad esempio. Controllare il proprio profilo, le amicizie, le notifiche troppo frequentemente è una perdita di tempo. Decidere di non farlo e dedicare il tempo recuperato, mettiamo quella mezz'ora al giorno, per qualcosa che ci può avvicinare al raggiungimento dei nostri obbiettivi, è di gran lunga un'opzione migliore di quella di scegliere esattamente quando controllare il nostro account Facebook.
Per approfondimenti alcuni siti interessanti sono:
Un blog dedicato al metodo GTD in italiano: strategievincenti
Una sintetica spiegazione del metodo in inglese: minezone.org
Ovviamente il libro di Allen: Detto, fatto! L'arte dell'efficienza
- - Prossimamente parleremo della regola 80/20 per la gestione del tempo.





















