La Regola 80/20 per la gestione del tempo

Vilfredo Pareto, studioso ed economista Italiano, mentre studiava l'andamento del reddito e del benessere nell'Inghilterra del diciannovesimo secolo scoprì che la distribuzione della ricchezza era diseguale. La maggior parte della ricchezza andava ad una piccola parte di persone. Questa piccola parte della popolazione possedeva la maggior parte della ricchezza.

Per l'esattezza il 20 per cento della popolazione possedeva l'80 per cento della ricchezza. Ecco da dove deriva la regola dell'80/20. Questa regola viene ormai applicata in tutti i settori, e spesso banalizzata. E' una regola dall'enorme fascino, ma non è una legge di natura, era esatta per la distribuzione della ricchezza nel periodo studiato da Pareto ma non si può certo applicarla a qualsiasi contesto.

Spesso le proporzioni sono sensibilmente diverse, anche se è vero che di norma rientrano nel limite dell'80/20, ma più spesso le percentuali possono essere un 90/10, o anche un 80/10. Si esatto 80/10! come ci spiega Chris Anderson la regola viene fraintesa in quanto l'80 e il 20 sono percentuali di cose diverse per cui non devono per forza fare 100! In precedenza abbiamo detto che 80 per cento della ricchezza (denaro) sono posseduti dal 20 per cento della popolazione (numero di persone). Denaro e persone non si possono sommare per formare il totale.

Se vogliamo applicare questa regola per la gestione del nostro tempo, dobbiamo vederla come
un'indicazione metaforica del fatto che spesso le attività che svolgiamo rientrano in quella parte di percentuale che non produce effetti evidenti nella nostra vita. Ecco perché è importante pensare alle attività che possono dare una reale impulso alla nostra vita. Uno spunto per riflettere, per tagliare le attività routinarie che ci fanno perdere tempo e puntare solo su quelle poche e decisive azioni importanti.

Ad esempio possiamo applicare il principio di pareto a queste azioni quotidiane:

• Lettura delle mail; leggerle due volte al giorno, mattino e metà pomeriggio. Cancellarsi da mailing list che non leggiamo o che propongono solo pubblicità.

• Feed rss: Tenere monitorati i Feed che leggiamo più spesso ed eliminare quelli che leggiamo poco o nulla. Semplificare è la parola d'ordine. Porsi un limite di feed oltre il quale non andare. Al massimo sostituiamo uno nuovo con uno vecchio che leggiamo poco.

• Riviste e quotidiani: Leggere per un ora il quotidiano la mattina è ormai una pratica che nessuno può più permettersi, pertanto meglio puntare agli articoli più importanti scritti da opinionisti che riteniamo validi.

• Libri: Non avere paura di lasciare un libro o di saltare delle parti. (se non si tratta di narrativa ovviamente) Leggere in modo attivo ( sottolineare, schematizzare ecc) e concentrato può farci risparmiare un mucchio di tempo.

• TV: guardare solo programmi che ci interessano, magari registrandoli se sono durante il giorno, non lasciarsi ipnotizzare e guardare cose che non ci piacciono perché non c'è niente di meglio. Avere la forza di spegnere.

• Navigare nel Web: Le ore perse tra il rumore informativo dei blog è da evitare. Pochi blog e siti selezionati. Si surfa solo se si è alla ricerca di qualcosa di specifico.

Questi sono alcuni esempi ma in ogni campo è possibile semplificare ed eliminare le attività inutili.

Gestione del tempo: Le fasi del processo GTD.

Le 5 fasi fondamentali del metodo GTD

Schema GTD alternativo via diyplanner

Riprendo il discorso relativo alla gestione del tempo ed in particolare del metodo GTD che avevo introdotto in questo post, descrivendone in modo sintetico le 5 fasi fondamentali.

1. Raccolta;


2. Esame;


3. Organizzazione;


4. Verifica;


5. Fare.

Prima fase: Raccogliere;

la prima fase prevede la raccolta delle cose che ci rubano attenzione , che sfruttano inutilmente la nostra Ram personale. In questa fase dobbiamo raccogliere qualsiasi tipo di cose, sia le carte, i documenti, gli oggetti, che le idee che riempiono la nostra mente.

E' in questo prima passaggio che è d'obbligo inserire di tutto, dalla bolletta da pagare, al sogno di diventare una velina, dalla carie sul dente da curare, al progetto del baretto sul mare.
I fattori fondamentali di una buona raccolta sono:

* svuotare la mente:tutte le questioni lasciate in sospeso devono uscire dai vostri pensieri;
* ridurre i raccoglitori di cose/carte/idee al minimo. Ad esempio:un cartellina per i fogli, un contenitore per le cose, un'agenda, (elettronica o cartacea), Email;
* svuotare i raccoglitori regolarmente.

Seconda Fase: Esaminare;

E' necessario passare in rassegna le cose che si sono raccolte e capire quello che si può fare, ci dobbiamo porre la seguente domanda:
che cos'è? è fattibile?

Abbiamo due possibili risposte:

A) non è fattibile, o almeno non è previsto un intervento a breve, pertanto le opzioni che abbiamo di fronte sono:

* 1) Cestinarlo perché non serve più;

* 2) Archiviarlo (è un dato che potrebbe servirci in futuro, ad esempio un email da conservare?);

* 3) Rimandarlo, in questo caso lo dobbiamo spostare nella lista Prima o poi/forse (ad es. imparare un altra lingua, leggere "Infine Jest" di Foster Wallace.).

Fate molta attenzione a questa lista, almeno nella mia esperienza è la lista delle cose che rischiamo di rimandare all'infinito!

B) E' fattibile, allora ci chiediamo: qual è il prossimo passo?
La prima distinzione da fare è individuare se si tratta di un progetto, quindi:

* A) Se si tratta di un progetto (con "progetti" Allen definisce tutte quelle cose che per essere fatte prevedono più di un passaggio) è necessario suddividerlo in mini-attività fattibili immediatamente.
Ad esempio iscriversi in palestra prevede: innanzitutto decidere in quale palestra andare, quindi la prossima attività sarà quella di individuare le palestre più vicine a casa, una volta scelta la palestra, il passo successivo sarà quella di fare il certificato di idoneità dal dottore e cosi via.

Dovete pensare alle grandi cose mentre state facendo quelle piccole, affinché
tutte quelle piccole vadano nella direzione giusta (Alvin Toffler).

* B) Se richiede meno di due minuti, va fatta fatta subito;

* C) Se avete la fortuna di avere qualcuno che fa le cose per voi, non esitate, delegate;

* D) Se non rientra in uno dei punti precedenti possiamo rimandarlo, il che significa inserirlo in agenda, dobbiamo individuare un giorno ed un'ora specifica in cui è possibile farlo, se non fosse possibile inserirlo in agenda dobbiamo inserirlo in una lista “prossime attività”.


Terza fase: Organizzare;

L'organizzazione è determinante affinché tutto il processo funzioni a dovere: organizzare significa scegliere i contenitori giusti; gli elementi essenziali, (da mantenere distinti) per una buona organizzazione sono:

* Le prossime attività;
* la lista "Progetti" e il materiale di supporto ai progetti;
* la lista "In attesa";
* la lista "prima o poi forse";
* Interventi in agenda;
* Archivio.

Quarta fase: Verifica;

E' necessaria una verifica giornaliera dell'agenda e una verifica settimanale dova va rivisto l'intero sistema (aggiornare e riordinare le liste).
La verifica è di fondamentale importanza per non trascurare le cose che avete deciso di non fare.

Quinta Fase: Fare.

Per scegliere quale azione fare, Allen consiglia di considerare questi fattori:

* Contesto;
* Tempo disponibile;
* Energia a disposizione;
* Priorità.


Personalmente non applico il metodo GTD in modo completo, ma ne uso una versione personalizzata e semplificata, adatta alle mie esigenze. In aggiunta ritengo che sia fondamentale un'analisi delle attività che rubano tempo ai progetti a cui teniamo veramente, pertanto sarebbe un errore inserire nelle nostre liste alcune cose che facciamo ma che non sono realmente utili.

Il tempo può essere sfruttato e organizzato meglio, ma se lo riempiamo di cose "inutili", ai fini dei nostri obbiettivi finali, sarà comunque tempo sprecato. Organizzato, sfruttato all'ultimo minuto ma sprecato. Ecco perché alle varie liste che Allen propone ne ho aggiunta una.
La lista delle cose da non fare.

A volte ci costa più fatica non fare determinate cose che farle. Facebook ad esempio. Controllare il proprio profilo, le amicizie, le notifiche troppo frequentemente è una perdita di tempo. Decidere di non farlo e dedicare il tempo recuperato, mettiamo quella mezz'ora al giorno, per qualcosa che ci può avvicinare al raggiungimento dei nostri obbiettivi, è di gran lunga un'opzione migliore di quella di scegliere esattamente quando controllare il nostro account Facebook.

Per approfondimenti alcuni siti interessanti sono:

Un blog dedicato al metodo GTD in italiano: strategievincenti
Una sintetica spiegazione del metodo in inglese: minezone.org
Ovviamente il libro di Allen: Detto, fatto! L'arte dell'efficienza

• - Prossimamente parleremo della regola 80/20 per la gestione del tempo.

Gestione del tempo: Getting Things Done!

Diagramma di flusso del processo GTD

Tecniche per la gestione del tempo ne esistono molteplici, alcune valide altre meno. L'unico metodo che reputo veramente utile per organizzare il proprio tempo è quello inventato da David Allen. I motivi per cui trovo che sia un ottimo metodo sono presto detti. Allen nella parte introduttiva alla spiegazione del suo metodo afferma:

finché pensate continuamente a qualcosa, la vostra mente non può essere calma e rilassata. Tutto ciò che considerate non finito o incompleto va raccolto in un sistema affidabile esterno alla vostra mente, quello che io chiamo un contenitore di raccolta, da svuotare periodicamente dopo averne smistato il contenuto.

e ancora:

Pensare più volte ad una cosa in cui non si fa nessun progresso è una perdita di tempo e di energia, e finisce solo con l'alimentare l'ansia legata alla sensazione che non state facendo quello che dovreste fare.

Il punto secondo me interessante è che grazie a questo metodo, si riesce a migliorare la condizione di calma della propria mente. Non è difficile trovare una similitudine con quella pratica meditativa chiamata Mindfulness sviluppata da Jon Kabat-Zinn:

Mindfulness è quindi una modalità di prestare attenzione, momento per momento, nell'hic et nunc, intenzionalmente e in modo non giudicante, al fine di risolvere (o prevenire) la sofferenza interiore e raggiungere un’accettazione di sé attraverso una maggiore consapevolezza della propria esperienza che comprende: sensazioni, percezioni, impulsi, emozioni, pensieri, parole, azioni e relazioni. (fonte wikipedia)

Anche se gli intenti sono diversi poi il risultato è simile, anzi ritengo che entrambe le tecniche siano utili per migliorare la concentrazione e l'attenzione. Chi è avvezzo alla meditazione sa perfettamente che quando cerchiamo di rilassare la mente, i primi e più insistenti pensieri che disturbano lo stato di quiete sono proprio quelli che ci ricordano quello che dovremmo fare e tutte le cose che abbiamo in sospeso e che ci fanno sentire in colpa di essere lì, a meditare invece che essere in operativi sul campo. Allen insegna proprio a essere calmi mentre si fa qualcosa perché in quel momento è la cosa giusta da fare. Non c'è nulla di peggio del Multitasking per fare le cose male e perdere tempo. La cosa più saggia e fare una cosa alla volta, in modo totale e concentrato. Evitare le distrazioni il più possibile. La tecnica di Allen si può adattare a tutte le persone, a prescindere dalla professione, non è dedicata ai manager in carriera. Anche una casalinga potrebbe trovarne giovamento.
PS: In un prossimo post la spiegazione del processo passo per passo!